Registrul de Evidență Fiscală – document esențial pentru contribuabilii cu activități independente. Obligații, termene și reglementări

Toți contribuabilii persoane fizice care obțin venituri din activități independente – fie în sistem real, fie pe baza normelor de venit – au obligația legală de a completa anual Registrul de Evidență Fiscală (REF), conform dispozițiilor Codului fiscal și ale Ordinului nr. 3254/2017 emis de Ministerul Finanțelor Publice. Pentru contribuabilii plătitori de impozit pe profit, această obligație este reglementată separat, prin Ordinul nr. 870/2005, scrie Legal Badger. 

Cine trebuie să completeze REF?

Completarea REF este obligatorie pentru următoarele categorii de contribuabili:

• Persoane fizice autorizate (PFA)

• Întreprinderi individuale (II)

• Întreprinderi familiale (IF)

• Profesii liberale

• Alte persoane fizice care realizează venituri din activități independente (reglementate prin titlul IV din Codul fiscal)

Contribuabilii care determină venitul net în sistem real trebuie să completeze atât veniturile, cât și cheltuielile deductibile. Cei care aplică regimul de impunere pe baza normelor de venit vor completa doar secțiunea privind veniturile încasate.

Persoanele care obțin venituri din drepturi de proprietate intelectuală pot fie să înscrie veniturile în REF, fie să se bazeze pe documentele emise de plătitorul de venit, cu condiția să fi optat pentru impunerea cu impozit final – caz în care REF nu este obligatoriu.

Termen-limită și format

Registrul trebuie completat anual, pentru întregul an fiscal precedent, până la termenul de depunere a declarației unice. Pentru veniturile realizate în 2024, termenul-limită de completare a fost 26 mai 2025.

REF se poate ține în format scris sau electronic, conform modelului prevăzut în anexa nr. 1 la Ordinul nr. 3254/2017. Nu este permisă lăsarea de rânduri libere, iar registrul se păstrează la domiciliul fiscal al contribuabilului.

Ce trebuie să conțină REF?

• Venituri brute anuale (în bani și/sau natură), cu excepțiile prevăzute la art. 62 și art. 68 alin. (3) din Codul fiscal.

• Cheltuieli deductibile, înregistrate distinct pentru fiecare sursă de venit, justificate prin documente și efectuate exclusiv în scopul desfășurării activității.

• Nu se înscriu: TVA colectată, aporturi, împrumuturi, donații, despăgubiri, sponsorizări sau orice alt venit neimpozabil.

• Înregistrările trebuie să permită calculul venitului net anual sau al pierderii nete, pe fiecare sursă de venit.

În cazul persoanelor neînregistrate în scopuri de TVA, taxa plătită se include în costul de achiziție și este reflectată ca atare în REF. Dacă persoana este înregistrată în scopuri de TVA, TVA-ul dedus nu se înregistrează în REF.

Rectificări și control fiscal

Modificările în REF pot fi făcute oricând, dacă se constată diferențe între datele înregistrate și cele reale, cu condiția ca rectificările să fie efectuate înainte de depunerea unei declarații rectificative. Registrul trebuie să fie coerent, justificabil și să permită verificarea oricărei operațiuni în contextul unei inspecții fiscale.

REF pentru plătitorii de impozit pe profit

Pentru contribuabilii supuși impozitului pe profit, REF are rolul de a reflecta toate operațiunile relevante în calculul profitului impozabil. Acesta se completează în ordine cronologică și trebuie să corespundă cu datele raportate în declarațiile fiscale.