S-a finalizat proiectul „Instrumente moderne de management electronic al documentelor interne si activităţii din teritoriu la Departamentul de Informaţii şi Protecţie Internă (IMMEDIAT la DIPI)”

Comunicat de presă privind finalizarea proiectului „Instrumente moderne de management electronic al documentelor interne si activităţii din teritoriu la Departamentul de Informaţii şi Protecţie Internă (IMMEDIAT la DIPI)”

Departamentul de Informaţii şi Protecţie Internă din cadrul Ministerului Afacerilor Interne a finalizat implementarea proiectului „Instrumente moderne de management electronic al documentelor interne si activităţii din teritoriu la Departamentul de Informaţii şi Protecţie Internă (IMMEDIAT la DIPI)” cod SMIS 27204.

Proiectul este cofinanţat din FONDUL SOCIAL EUROPEAN prin Programul Operaţional Dezvoltarea Capacităţii Administrative 2007-2013.

Valoarea totală eligibilă a proiectului (fără TVA) este de 15.839.978,00 lei, din care:

• 13.463.981,30 lei – valoare eligibilă nerambursabilă din Fondul Social European;
• 2.375.996,70 lei – cofinanţarea eligibilă a beneficiarului.

Obiectivul general al proiectului a fost de a îmbunătăţi capacitatea administrativă a DIPI, prin introducerea unui sistem de management al documentelor şi fluxurilor de lucru în vederea reducerii timpului furnizării serviciilor.
Scopul proiectului a fost:

• de a îmbunătăţi politicile şi procesele interne de lucru cu documentele;
• de a implementa instrumentele necesare pentru reducerea timpului de livrare către beneficiari a produselor realizate de DIPI;
• de a implementa un sistem informatic colaborativ modern, la nivel naţional, ca suport de secretariat şi gestiune a documentelor.

Grupul ţintă al proiectului a fost format din personalul Departamentului de Informaţii şi Protecţie Internă.

Principalele activităţi ale proiectului au fost:

• instruirea echipei de proiect în managementul proiectului;
• asigurarea managementului şi monitorizării proiectului;
• lansarea oficială a proiectului;
• organizarea şi desfăşurarea procedurilor de achiziţii publice;
• proiectarea şi implementarea sistemului modern de management al documentelor;
• desfăşurarea sesiunii de instruire a specialiştilor DIPI în utilizarea instrumentelor software specifice;
• elaborarea unor standarde de lucru moderne pentru fluxurile de documente;
• diseminarea rezultatelor obţinute în cadrul proiectului;
• realizarea auditului proiectului.

Proiectul s-a desfăşurat pe o perioadă de 33 de luni.
Locul de desfăşurare a proiectului: Bucureşti.

În activitatea de implementare a proiectului s-au obţinut următoarele rezultate:

• îmbunătăţirea fluxurilor de documente;
• introducerea unor instrumente de control a proceselor interne şi a informaţiilor;
• consolidarea informaţiilor, oferind suport managementului pentru deciziile interne;
• transferul intern de informaţii, cunoştinţe, idei;
• generarea de documente standardizate;
• colaborarea pe proiecte şi schimbul de documente;
• gruparea eficientă a documentelor după diferite criterii şi căutarea acestora;
• stocarea şi arhivarea electronică a documentelor generate în fluxul de lucru în sistem;
• semnarea documentelor şi autentificarea acestor;
• identificarea şi accesul rapid la locul în care se află documentul în organizaţie, în cadrul fluxului de lucru.